Дела не так давно минувших лет. Архивному отделу администрации города Ставрополя — 65 лет

Ольга Метёлкина

 

Дела не так давно минувших лет. Архивному отделу администрации города Ставрополя — 65 лет

19 января 1946 года на основании постановления Совета Народных Комиссаров СССР в Ставрополе был создан городской государственный архив. С того дня и ведет своё времяисчисление структурное подразделение администрации Ставрополя, именуемое сегодня архивным отделом. За прошедшее время через руки архивистов прошли сотни тысяч документов, и тысячи жителей нашего города, а также других регионов страны и даже зарубежья получили ответы на свои запросы. 

Накануне юбилея мы встретились с руководителем архивного отдела Светланой Анатольевной АНТОНОВОЙ, чтобы узнать, какие изменения произошли в работе городского архива за последнее время и насколько это важно для ставропольцев.

– Пожалуй, следует начать с того, что в минувшем году архивный отдел, наконец, переехал в новое помещение. Мы теперь располагаемся по улице Ленина, 85. Здесь  достаточные площади для хранения документов, комфортные условия для приема посетителей и работы сотрудников.

– Светлана Анатольевна, расскажите, какое количество документов хранится в архивном отделе администрации города?

– На сегодняшний день это около 19 тысяч дел постоянного хранения за 1981 - 2009 годы и более 20 тысяч дел по личному составу за 1943 - 2010 годы, что составляет более тысячи трехсот фондов по истории города и по личному составу ликвидированных предприятий города. На сайте администрации города Ставрополя размещен полный каталог фондов документов по личному составу и часто используемых фондов постоянного хранения  архивного отдела (www.stavadm.ru/administration-office/dep-del/arch/).

– Светлана Анатольевна, с какими запросами чаще всего обращаются в архивный отдел?

– Как правило, это социально-правовые и тематические запросы, которые касаются прежде всего подтверждения трудового стажа, начисления пенсий, подтверждения прав собственности граждан. В прошлом году их было исполнено 3800. Предоставление такой информации населению - важнейшая задача архивного отдела. 

В начале 90-х годов, когда началась массовая ликвидация государственных предприятий, к примеру, таких крупных, как трест столовых и ресторанов, Горпищеторг, Горпромторг и других, документация была передана на хранение к нам. Сейчас в архивном отделе в наличии около 1200 фондов ликвидированных предприятий города. Документы по личному составу требуются в тех случаях, когда бывшим сотрудникам необходимо предоставить в пенсионные органы сведения о стаже работы, заработной плате. 

По закону, предприятие, которое ликвидировано, должно передать документы по личному составу на хранение в архив. К сожалению, так происходит не всегда. В результате страдают его бывшие сотрудники. 

– Информационные технологии в последние годы пришли и в архивное дело. Как они отразились на работе архивистов?

– Это внесло большие изменения в нашу работу. Когда я пришла в архивный отдел в 2001 году, здесь было всего два компьютера. Сегодня у нас их 11, есть серверная, мы работаем в локальной сети. С мая 2009 года дополнительно к имеющемуся программному и техническому обеспечению архивный отдел через оптоволоконные линии связи подключен к информационной сети администрации города и включен в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело». Эта система обеспечивает полный жизненный цикл документа в архивном отделе: от регистрации поступившего обращения до снятия его с контроля. Система позволяет регистрировать обращения, назначать исполнителей, устанавливать сроки исполнения, готовить архивные копии, справки, выписки, контролировать исполнение запросов, регистрировать исходящую корреспонденцию. По системе «Дело» архивный отдел получает обращения, поступившие в канцелярию или отдел приема граждан администрации и направленные для исполнения в архивный отдел. 

Дела не так давно минувших лет. Архивному отделу администрации города Ставрополя — 65 лет

Благодаря тому, что в системе «Дело» работает весь аппарат администрации города Ставрополя, архивный отдел получил доступ к информации о еще не поступивших на хранение в архив постановлениях и распоряжениях главы города Ставрополя за 2005-2010 годы. Это позволяет оказывать заявителям более полную консультативную помощь по вопросам наличия и местонахождения интересующих их документов.

Несомненным достоинством данной системы является также то, что разработчиками реализована преемственность программного обеспечения. Так, документы постоянного и долговременного хранения, созданные в системе «Дело», при формировании и описании дел будут перенесены в базу данных системы «Архивное дело», реализующую функции архива администрации города Ставрополя. После приема в архивный отдел документов администрации   сформированные в системе «Архивное дело» электронные описи, единицы хранения и документы будут загружены в базу данных программного комплекса «Архивный фонд». 

В базу данных «Нормативно-распорядительные документы органов управления города Ставрополя», систему «Дело» внесено более 104 тысяч записей (постановления и распоряжения главы города и главы администрации города Ставрополя за 1991-2004 годы, решения  исполнительного комитета Ставропольского городского Совета народных депутатов за 1981-1991 годы, свидетельства о праве собственности на землю за 1992-1993 годы). 63 тысячи постановлений и распоряжений главы города Ставрополя за 1995-2004 годы имеют полные тексты. Это используется при подготовке архивных копий и выписок, что значительно облегчает труд исполнителя и позволяет сократить сроки подготовки ответа. 

Я считаю, что создание в архивах информационно-поисковых баз данных на основе систем «Дело», «Архивное дело», «Архивный фонд» и использование возможностей удаленного доступа через телекоммуникационные сети послужит выполнению задач программы «Электронная Россия» и реализации целей, поставленных в концепции информатизации архивного дела России, по развитию рациональной системы формирования, обеспечения сохранности и всестороннего использования Архивного фонда России.

– Современные технологии не только помогают ускорить процесс обработки информации, но и продлить «жизнь» документов...

– Да, а кроме того, они позволяют расширить доступ исследователей к архивной информации. Как я уже говорила, 63 тысячи постановлений и распоряжений главы города Ставрополя за 1995-2004 годы имеют полные тексты. Отдел планирует в этом году начать оцифровку особо ценных и востребованных документов. Это постановления и распоряжения главы (администрации) города Ставрополя за 1991-1992 годы. Это трудоемкая работа, которая требует много времени. Со временем планируется оцифровать не только все тексты постановлений и распоряжений главы города, но и глав районных администраций Ставрополя. 

– Но какой бы быстродействующей ни была техника, без участия человека она не справится с теми задачами, которые выполняет отдел. В вашем коллективе наверняка есть специалисты, которые начинали работать еще в то время, когда о компьютерах даже не мечтали...

– Коллектив у нас небольшой — всего 8 человек. Дольше всех в нем работает Валентина Николаевна Воропаева. Она пришла сюда в 1992 году. Тогда все справки приходилось печатать на пишущей машинке. Валентина Николаевна ведет прием граждан по социально-правовым вопросам, здесь ее опыт незаменим. 

Большинство сотрудников отдела обладают большим профессиональным опытом. Более 17 лет работает в архивной службе Евгения Васильевна Филатова. Она ведет работу с источниками комплектования совместно со всеми структурными подразделениями администрации города, вместе с ответственными сотрудниками проводит экспертизу документов. Около 15 лет - стаж работы в архивах у моего заместителя Натальи Николаевны Жажко. Сфера ее деятельности - документы по личному составу. 

В прошлом году наш коллектив пополнился двумя молодыми сотрудниками. Им есть у кого перенимать опыт.

* * *

Нынешний юбилей архивный отдел администрации отмечает в рабочей обстановке. Ведь впереди еще так много дел. В связи с прошлогодним переездом сотрудникам отдела предстоит провести проверку наличия и состояния документов. Это значит перебрать по страничке все 39 тысяч дел.

Дорогие хранители документальной истории, примите поздравления от читателей «Вечернего Ставрополя», от горожан, которым вы помогаете своей ежедневной кропотливой работой!

 

Комментарии

Авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий. Это не займёт много времени.

1

Другие статьи в рубрике «Общество»

Ростелеком. Международный конкурс журналистов