О важности архивной работы

В молодости немногие задумываются над вопросом: для чего необходимы документы по личному составу и что это такое? Но вот приходит время оформления пенсии, и граждане начинают лихорадочно искать информацию, подтверждающую стаж работы, размер заработной платы, а также возможность получения различных льгот. До 1990 года процедура получения необходимых для начисления пенсии сведений была проста и понятна. Гражданин обращался в архив или отдел кадров предприятия, на котором работал, и быстро получал исчерпывающую информацию. После начавшихся в 90-х годах приватизации, ликвидации государственных предприятий, а также бурного роста коммерческих структур процесс получения справок усложнился, так как документы зачастую оказывались утрачены.

Проблемы 90-х

Несовершенство законодательной базы привело к тому, что вопрос обеспечения сохранности документов по личному составу долго не решался. Законодательно их обязательное сохранение и передача правопреемникам или вышестоящему по подчиненности органу при отсутствии последних была закреплена в распоряжении Правительства Российской Федерации в 1992 году. Однако многие руководители не осознавали важности сохранения указанных документов. Пока не установился механизм передачи этих бумаг в муниципальные и государственные архивы, часть из них была утрачена, часть до сих пор хранится у бывших руководителей или бухгалтеров предприятий.

Работа архивного отдела

С 1994 года архивный отдел администрации Ставрополя начал массовый прием документов по личному составу ликвидированных организаций. Среди них такие крупные предприятия, как горпищеторг, горпромторг, горхлебторг, объединения общественного питания, бытового обслуживания, тресты ресторанов и столовых. За короткий промежуток времени в архив поступило более 7 000 дел. Сейчас там находится 1 017 фондов, 19 478 единиц хранения документов по личному составу.

Механизм приема документов от ликвидированных муниципальных и негосударственных учреждений в архив отработан. Его осуществляет архивный отдел администрации Ставрополя, специалисты которого оказывают консультативно-методическую помощь по вопросам подготовки документов к передаче на хранение. Подумали здесь и о том, как предотвратить случаи утраты документов ликвидированных организаций в результате безответственного отношения руководителей и конкурсных управляющих. По этому поводу было достигнуто соглашение с налоговой инспекцией, которая не ликвидирует предприятие, пока руководитель не предъявит акт о передаче в архив документов по личному составу или справку об отсутствии деятельности, а соответственно, и об отсутствии таких бумаг.

Возрастающая востребованность

Практика показывает, что востребованность документов по личному составу постоянно возрастает. В архивный отдел ежегодно поступает более полутора тысяч социально-правовых запросов. Заявители ищут информацию по самым разным вопросам — подтверждение трудового стажа, льгот, размера заработной платы, сведения об уплате отчислений в Пенсионный фонд и так далее. Контроль за процессом исполнения запросов социально-правового характера, начиная с их поступления в архив до выдачи справки, осуществляется с помощью системы автоматизированного делопроизводства «Дело». Кроме того, специалистами отдела планомерно создаются и поддерживаются в актуальном состоянии базы данных о составе и содержании архивных фондов, о местонахождении документов по личному составу. Это позволяет оперативно оказывать помощь организациям и гражданам в розыске документов.

Типичные проблемы и пути их решения

При использовании документов по личному составу возникает много вопросов. В основном это связано с ведением делопроизводства на предприятиях. В документах часто допускаются неточности и ошибки. Вот наиболее типичные из них: в написании фамилии, имени и отчества; не расшифровываются инициалы; неправильно или сокращенно указывается должность или профессия; не записываются даты издания приказов и так далее. В лицевых счетах, расчетных ведомостях указаны только инициалы. В этих же документах зачастую используются шифры начислений и удержаний. Отсутствие в архиве их расшифровок приводит к невозможности указать заявителю требуемую информацию по компенсациям, отчислениям в Пенсионный фонд, удержанию страховых взносов и так далее. Часто стандартные формы лицевых счетов и расчетных ведомостей заполняются бухгалтерами небрежно, итоговые суммы начислений вписываются в другие графы, нередки карандашные приписки сумм премий и единовременных вознаграждений и так далее.

При сдаче документов в архив некоторые организации не представляют свои уставные документы и исторические справки, в связи с чем сложно выявить этапы реорганизации предприятия, затрагивающие изменения в наименовании или ведомственной принадлежности.

Однако, несмотря на все эти трудности, архивный отдел администрации города Ставрополя стремится к решению всех проблем путем тесного сотрудничества с конкурсными управляющими на начальном этапе передачи документов по личному составу ликвидированных предприятий. Также налажено взаимодействие с отделениями Пенсионного фонда на этапе подготовки информации для начисления и перерасчета пенсий. И это правильно — ведь проблема сохранности и всестороннего использования документов по личному составу остается актуальной. И решать ее необходимо, так как от этого напрямую зависит социальная защищенность граждан.

Олег Чесноков.

Комментарии

Авторизуйтесь, чтобы оставить комментарий. Это не займёт много времени.

1

Последние новости

Все новости
Ростелеком. Международный конкурс журналистов